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真正會溝通的人,都有“閉環思維”

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職場上有這麼一句戳心的話:我回你是秒回,你回我卻是輪迴。

但我想說,這其實還不算最過分的,最過分的,是他裝作看不見,乾脆不回。

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溝通,要有閉環。“及時回覆”也是職場重要的職場禮儀。

細節見人品,一個人是否靠譜,從他回你信息就能看出來了。

01

什麼是“溝通閉環”?

小刀在一家公司做文案,品牌部要求幫忙寫一個活動文案。

小刀給品牌部對接人發了信息,詢問相關的事項需求。

但品牌部對接人始終沒有回音。小刀又在群裡@對方,但是仍然不給回覆。

小刀手上一大堆活,見對方遲遲不回覆,就去做其他的事兒了。

結果,快下班的時候,對方給了回覆,一大堆的需求,並且明確文案明天早上8點就得給。

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小刀很無奈,只能連夜寫好了文案,然後通過郵箱發給了對方。

第二天中午,對方問小刀:文案寫好了嗎?

小刀說:“我早就發到你郵箱裡了,你沒看見嗎?”

對方質問:“你為啥發郵箱了,也不和我說一聲?”

小刀反駁:“你不看工作郵箱嗎?我昨天追問你文案需求,你不也一直不回覆?”

兩人越吵越大聲,最後領導出面,兩人這才作罷。

你看,這就是溝通沒有閉環。

品牌部有文案的需求,就應該及時和小刀溝通,而不是讓小刀一遍遍追問,而且還不及時回覆,導緻小刀只能晚上加班寫稿。

而且在小刀撰寫文案的過程中,也沒有提供幫助,沒有反覆的確認和提醒,避免小刀做了無用功。

而小刀在沒有得到對接人及時回覆的情況下,既沒有當面進行溝通,也沒有向品牌部領導尋求支持。

而在撰寫完文案後,他也沒有發信息告知對方,通知對方查閱、反饋,導致對方查看不及時,險些誤了大事。

在溝通中,最怕的其實是“你以為”這三個字。

你以為你把一件事情交代清楚了,但對方很可能對你講述的東西一知半解;

你以為對方知道事情的重要性,但在對方眼裡,這可能不過是一件小事;

你以為對方會按照你的時間進度交付,但對方很可能會有自己的節奏,有自己的排期。

……

溝通沒有閉環,你的工作就會是低效的,甚至是無效的。

02

“溝通閉環”有多重要?

大石哲之在《靠譜》一書中說,一個人靠不靠譜,就看三點:

“凡事有交代,件件有著落,事事有回音。”

所謂的溝通閉環,其實也正是如此。

因為在職場上,沒有人是不忙的,每個人手上的業務都是千頭萬緒,如果你的溝通沒有閉環,對方就不會重視,或者很可能會被對方以各種各樣的理由遺忘,導致事情無疾而終。

從事的維度來說,做個事情,經常性的沒有交代,就不知道後續進度如何了。

在做事之前,溝通後沒有回應,在做事的過程中,也沒有時時的反饋,那這個事情十有八九是做不成的。

從人的維度來說,

一個不靠譜的人,又怎麼會贏得客戶、同事的信賴呢?

職場上,靠譜是一個人最大的本事,如果你在別人的心中不靠譜,那你獲得的機會會變少,也會限制你的發展。

真正厲害的人都懂得溝通閉環,因為他知道,只有做到溝通閉環,溝通才是真正的有效,才能拿到結果。

那些優秀的企業也是這樣的,在工作流程的製定中,很重視溝通,執行和反饋的閉環。

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有這麼一個故事:羅振宇在他初入行做記者時,一位老記者跟他說,海爾集團在管理上非常注重執行和反饋的“閉環”。

為了給羅振宇做示範,老記者隨手拿起了電話,打到了海爾的總部。電話接通後,他直接說:“我要找羅振宇。”

總部的客服沒有怠慢,問:“請問他是哪個部門的?”老記者隨便編造了一個部門,客服記下之後說:“您給我幾分鐘,我來查一下,讓他回電話給您。”

名字和部門都是編的,當然不可能會真正找到這個人。讓人沒想到的是,過了沒幾分鐘,海爾客服打來了電話:“整個海爾都查過了,沒有找到這個人。”

面對著一次很明顯的“騷擾”電話,海爾客戶仍然做到了“閉環“,有始有終。

這雖然是一件小事,但正所謂見微知著,也可見海爾的用心和可靠程度。

03

怎麼做到“溝通閉環”?

職場中人,免不了要溝通。如何做到“溝通閉環”?你需要做到以下三點:

1.交代清楚,及時回覆

如果你是信息的發起者,那

對方能夠準確、無誤地了解你溝通的目的,你交代的事情,那這樣的溝通才會有效。

如果對方有不明白的,向你尋求了解和支持,你一定要及時回覆,要重視起來,並提供積極的建議,確保這件事能夠有效執行下去。

如果你是信息的接收者,那你一定要多聽、多問。

傾聽重要的信息點,詢問自己不清楚的地方,保證信息在傳遞的過程中沒有偏差。

舉個簡單的例子:領導讓你給他發年度review的電子郵件,那你除了在截止日期前通過電子郵件的形式發送到他的郵箱,還應該在微信上或者飛書上和他說郵件已發送,請查收。上級在收到信息,也應該回覆:確認收到。

這就是一個完整的溝通閉環。

在溝通中,不要覺得發微信告知對方查看信息,或者回覆“確認收到”這樣的事情很小,實則細節見人品,在整個溝通中,你每一步的動作,都體現著你是怎樣的一個人,你靠不靠譜,值不值得信任。

2.溝通反饋,執行有力

自己負責的事情,要積極主動跟進,反饋進展,讓領導心中有數。

舉個例子,領導讓你負責了一個項目,這個項目的截止日期是在1個月後,那麼在這個月裡,你一定要在某個時間節點向領導進行匯報、反饋。

你可以每個週主動向領導匯報項目進度,確認上級知曉項目情況。領導也可以給你提出建議,給出相關的資源支持,如果項目有需要調整和改進的地方,都可以迅速調整。

你一定要主動進行跟進和匯報,不能只是默默地做事,不告訴對方進展如何了,這樣對方心裡沒底,也無法給出意見和建議。

及時的溝通、反饋,才能保證執行有力,才能實現目標,如此溝通才是有價值的。

3.事有回音,有始有終

切記住一點:

事情成了,固然很好,也可以提煉要點,複製成功的經驗。

事情不成,也能總結復盤,優化流程,把失敗的經驗作為下一次成功的踏板。

最怕的是,別人交給你一個任務,和你溝通很多,你付出很多精力,最後卻不給你反饋結果。

你不知道自己做的好還是不好,自然也就不會有進步了。

職場上,溝通很重要,高效溝通更重要。而能否做到高效溝通,關鍵在於你能否做到“溝通閉環”。

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如何做到“溝通閉環”?事前,你要做到溝通的信息清楚明瞭,並能及時回覆別人的相關的問題;事中,你要能及時溝通反饋,確保執行有力、到位;事後,你要能反饋結果,做到有始有終。